BAB
6
MODEL
SISTEM UMUM PERUSAHAAN
PENDAHULUAN
Manajer
menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis dasar model :
fisik, naratif, grafik dan matematika. Semuanya membantu pemahaman maupun
komunikasi dan model matematika dapat juga digunakan untuk memperkirakan masa
depan. Sebagian model mewakili entitas mereka dalam suatu cara yang sangat
khusus. Sedangkan model lain melakukannya secara umum. Model umum memiliki
keuntungan yang dapat diterapkan pada situasi yang sngat beragam. Model umum
sebuah perusahaan terdiri dari sistem fisik maupun sistem konseptual. Sistem
fisik mencakup elemen input, elemen tranformasi dan juga elemen output. Serta
menyediakan suatu jalur bagi arus sumber daya fisik. Sistem konseptual terdiri
dari data dan informasi yang mewakili sistem fisik. Manajer membandingkan
informasi dari pengolah informasi dengan standar-standar yang menentukan
tingkat kinerja yang dapat diterima. Manajer boleh memilih untuk bertindak
hanya jika kinerja berada diluar tingkat yang dapat diterima. Kinerja tersebut
mungkin lebih baik atau lebih buruk dari perkiraan. Konsep yang memungkinkan
manajer hanya mendatangi aktivitas yang layak mendapatkan perhatian manajemen
disebut management by exception. Suatu
konsep yang serupa yang berhubungan dengan faktor-faktor penentu keberhasilan (critical succes factors) mencangkup
pemantauan sejumlah kecil tindakan pilihan yang memberi kontribusi pada
keberhasilan perusahaan. Karena model sistem umum perusahaan (general system model of the firm)
mewakili segala jenis organisasi dan menunjukan bagaimana informasi digunakan
dalam mengelola informasi, maka model ini merupakan peralatan yang berguna bagi
pemecahan masalah.
MODEL
Model
adalah penyederhanaan (abstraction) dari
sesuatu. Model mewakili sjeumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas (entit). Para manajemen menggunakan
mkodel untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan. Objek atau aktivitas
yang menyebabkan permasalahan adalah entitas.
Jenis-jenis
Model
Ada empat jenis dasar
model :
1.
Model fisik : penggambaran entitas dalam
bentuk tiga dimensi. Model fisik digunakan dalam dunia bisnis meliputi market
pusat perbelanjaan atau prototipe mobil baru.
2.
Model naratif : satu jenis model yang
manajer gunakan setiap hari namun jarang dikenali sebagai suatu model. Yang
menggambarkan entitasnya secara lisan atau tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas
dari narasi atau cerita. Semua komunikasi bisnis adalah model naratif sehingga
modelk naratif merupakan jenis model yang paling populer.
3.
Model grafik : menggambarkan entitasnya
dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bsinis
untuk mengkomunikasikan informasi.
4.
Model matematika : sebaguian
besar perhatian dalam pembuatan model bisnis saat ini tertuju pada model
matematika. Segala formula atau persamaan matematika adalah suatu model
matematika.
Kegunaan
Model
Keempat
jenis model mempermudah pemahaman dan komunikasi. Model matematika sebagai
tambahan menyediakan kemampuan prediksi. Berikut kegunaan model :
1.
Mempermudah penegrtian : entitas lebih
mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara
yang disederhanakan.
2.
Mempermudah komunikasi : semua empat
jenis model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada
orang-orang yang mengetahui makna dari berbagai bentuk kata-kata, grafik dan
matematika tersebut.
3.
Memperkirakan masa depan : ketelitian
dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan
yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
MODEL SISTEM UMUM
Model
sistem umum perusahaan ini merupakan suatu diagram grafik yang disertai narasi
yang menggambarkan semua organisasi secara umum dengan menggunakan kerangka
kerja sistem.
Sistem
Fisik
Sistem
fisik perusahaan yang menbgubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber
daya input datang dari lingkungan perusahaan terjadi suatu transformasi dan
sumber daya output dikembvalikan ke lingkungan yang sama. Karena itu sistem
fiski perusahaan merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungan
melalui arus sumber daya fisik. Ada empat arus pada sistem fisik antara lain :
1. Arus
material : material-material input diterima dari pemasok bahan mentah dan
komponen rakitan
2. Arus
personil : input personil berasala dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat
setempat dan mungkin dari sekrikat buruh serta pesaing.
3. Arus
mesin : mesin-mesin diperoleh dari pemasok dan biasanya berada diperusahaan
untuk jangka waktu lama antara tiga sampai dua puluh tahun atau lebih.
4. Arus
uang : uang terutama diperoleh dari para pemilik yang menyediakan modal
investasi dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan
penjualan. Sumber-sumber lain mecakup lembaga-lembaga keuangan yang memberikan
pinjaman dan bunga atas ainvestasi, serta dari pemerintah yang menyediakan uang
dalam bentu pinjaman dan bantuan.
Sistem
Konseptual
Sebagian
sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian
dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang terdapat di dalam sistem. Lingkaran
tersebut yang dinamakan lingkaran umpan balik. Mekanisme pengendalian adalah
sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi
kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
1.
Sistem lingkaran terbuka
Mungkin
hanya ada sedikit perusahaan bisnis yang berjenis lingkaran terbuka. Perusahaan-perusahaan
tersebut merupakan sistem terbuka tetapi umpan balik dan mekanisme
pengendaliannya tidak bekerja semestinya. Perusahaan-perusahaan itu mulai pada
satu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika mereka kehilangan kendali tidak
ada yang dilakukan untuk mengembalikan keseimbangan hasilnya adalah kehancuran
sistrem (kebangkrutan).
2.
Sistem lingkaran tertutup
Sistem
lingkaran tersebut yaitu suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan
mekanisme pengendalian. Sistem seperti ini dapat mengendalikan outputnya dengan
membuat penyesuaian-penyesuaian pada inputnya.
3.
Pengendalian manajemen
Manajemen
menerima informasi yang menggambarkan output sistem. Banyak laporan manajemen
mencakup informasi jenis ini, volume produksi, biaya distribusi, analisis penjualan
dan sebgainya. Karena tujuan utama perusahaan adalah menghasilkan sejumlah
jenis output. Suatu ukuran output merupakan bagian intergral dari pengendalian
sistem.
4.
Pengloah informasi
Perjalanan
informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar
manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para
manajer tingkat tinggi. Para manajer ini harus memperoleh informasi dari suatu
sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
5.
Dimensi-dimensi informasi
Saat
para manajer menentukan output yang harus disediakan penglohan informasi,
mereka mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Dimensi-dimensi ini
memberi kontribusi pada nilai informasi
·
Relevansi
·
Akurasi
·
Ketepatan waktu
·
Kelengkapan
6.
Standar
Agar
manajer dapat melaksanakan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung
jawabnya harus terdapat dua unsur. Pertama harus ada informasi yang menggambarkan
apa yang sedang dicapai bagian tersebut. Kedua harus ada standar kinerja yang
mencerminkan apa yang harus dicapai bagian tersebut. Standar adalah suatu
ukuran kinerja yang dapat diterima dinyatakan secara ideal dalam
istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan
sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual seperti yang dilaporkan
pengolah informasi dengan standar. Hasil perbandingan menentukan apakah suatu
tindakan di perlukan.
7. Management by Exception
Management by Exceptionj adalah
suatu gaya yang diikuti manajer. Yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya
jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer
dapat mempraktekkan managemen by Exception
harus ditetapkan standar dalam
bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dpat diterima. Management by Exception membrikan tiga keuntungan dasar :
·
Manajer tidak membuang waktu memantau
aktivitas yang berlangsung secara normal
·
Karena lebih seidkit keputusan yang
dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh
·
Perhatian dipusatkan pada
peluang-peluang maupun pada hal-hal yang tidak berjalan smestinyA
Namun
terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :
· Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu
tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat
ditetapkan.
·
Suatu sistem informasi yang memantauy
kinerja secara akurat sangat diperlukan
·
Perhatian harus terus diarahkan pada
standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat
· Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas
kinerja dilewati. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum
situasi menjadi tidak terkendali. Management by Exception adalah
suatu kemampuan dasar yang disediakan oleh CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul
sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik waktu manajer dapat digunakian
secara efektif.
8.
Faktor-faktor penentu keberhasilan
CSF
(Critical succes factor) adalah salah
satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan
mencapai tujuannya.
9.
Arus keputusan
Data
diubah menjadai informasi oleh pengolah informasi dan informasi diubah menajadi
keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk
mengubah data menjadi keputusan.
Lingkungan
Sumber
daya fisik mengalir melalui sistem fisik pada bagian bawah model. Sumber daya
konspetual (informasi dan data) memasuki pengloh informasi untuk disimpan atau
disediakan bagi manajer. Informasi dan data juga mengalir dari pengolah
informasi ke lingkungan.
PENGGUNAAN MODEL SISTEM
UMUM
Arus
material melalui perusahaan manufaktur dan pengendalian yang dilaksanakan oleh
para manajer seperti yang digambarkan oleh model sistem umum sangatlah jelas. Model
tersebut sesungguhnya dapat diterapkan pada jenis-jenis orgfanisasi lain, walau
tidak nampak jelas. Pada bagian-bagian selanjutya model itu akan digunakan
untuk menjelaskan suatu pengecer dan suatu organisasi yang menyediakan jasa.
Pasar
Swalayan
Elemen
manajemen dalam sistem konseptual terdiri dari manajer toko dan para asisten
manajer. Pengloah informasi adalah komputer toko tersebut, yang mengendalikan
al;at pembaca bar code dan
menyediakan harga-harga untuk berbagai barang. Komputer juga mengirimkan data
kekantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang akan di pesan, menyediakan
statistik penjualan dan sebagainyta. Standar kinerja pasar swalayan itu
ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajemen toko. Manajer pasar swalayan
menggunakan informasi dari pengolah informasi ditambah standar-standar sebagai
dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem fisik sehingga pasar
swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.
Kantor
Pengacara
Proses transformasi
pada kantor pengacara adalah proses mengubah bahan mentah (klien dengan
permaslahan hukum) menjadi produk jadi (klien yang masalah hukumnya
terselesaikan). Transformasi ini dicapai oleh para pengacara yang merupakan
sumber daya terpenting bagi perusahaan.
ok
BalasHapus