BAB
2
Menggunakan
Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kopetitif
PENDAHULUAN
Perusahaan
berada dalam suatu lingkungan yang terdiri dari elemen-elemen yang berupa
individu-individu atau organisasi-organisasi. Sumber daya mengalir antara
perusahaan dan tiap elemen tersebut. Dalam upaya untuk mencapai keberhasilan di
pasaran, para manajer sangat menyadari pengaruh dari para pelanggan dan pesaing
perusahaan. Mereka berusaha memperoleh keunggulan kopetitif dengam mengelola
arus informasi. Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar
informasi sumber daya tersebut mencakup pula perangkat keras, fasilitas,
perangkat lunak data, para spesialis informasi dan para pemakai informasi.
Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan dibutuhkan perusahaan
dimasa depan, mendapatkan sumber daya tersebutdan mengelolanya disebut dengan perencanaan
sumber daya informasi secara strategis (startegic
planning for informatio resource) atau SPIR. SPIR adalah tanggung jawab
semua manajer tetapi manajer organisasi jasa informasi (information service) memainkan peran penting. Jabatan CIO (chief informatio officer) menjadi
semakin populer untuk menggambarkan
manajer jasa informasi. Saat manajer menyadari informasi sebagai suatu sumber
daya yang strategis, manajer menetapkan kebijaksanaan yang menerapakan sumber
daya tersebut secara strategis dan membuat tindak lanjut untuk meyakinkan bahwa
kebijaksanaan tersebut di jalankan. Aktivitas tersebut disebut dengan manajemen
sumber daya informasi (informatio
resource management) atau IRM. IRM adalah konsep yang mengintegrasikan
konsep-konsep keunggulan kopetitif lain, CIO,IRM, SPIR dan end-user computing. Dengan demikian IRM memberikan kerangka kerja
bagi pemanfaatan komputer yang efektif.
PERUSAHAAN DALAM
LINGKUNGANNYA
Sistem
fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh
manajemen menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuannya
tercapai. Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka dalam arti berhubungan
dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari
lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa, dan
mengembalikan sumber daya yang telah di ubah itu kepada lingkungan. Lingkungan
sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan
perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa
untuk memenuhi kebutuhan lingkungan dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan
dapat melaksnakan aktivitas ini. Lingkungan kemudian menyediakan sumber daya
yang di perlukan untuk memproduksi barang dan jasa.
DELAPAN ELEMEN LINGKUNGAN
Lingkungan suatu perusahaan tidak persis sama dengan
lingkungan perusahaan yang lain. Delapan elemen ini berada dalam sistem yang
lebih luas :
1.
Pemasok : menyediakan material, mesin, jasa
dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan
jasanya
2.
Pelanggan : para calon pemakai barang dan jasa
3.
Serikat buruh : organisasi bagi para pekerja yang terampil
maupun tidak terampil
4.
Masyarakat keuangan : terdiri dari
lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi
perusahaan
5.
Pemegang saham : orang-orang yang
menanamkan modal di perusahaan
6.
Pesaing : semua organisasi yang bersaing
dengan perusahaan di pasaran
7.
Pemerintah : memeberikan kendala-kendala
dalam bentuk undang-undang dan peraturan tetapi juag memberikan bantuan dalam
bentuk pembelian, informasi dan dana.
8.
Masyarakat global : wilayah geografis
tempat perusahaan menjalankan operasinya.
ARUS SUMBER DAYA
LINGKUNGAN
Sumber
daya mengalir kepada perusahaan dari elemen-elemen melewati perusahaan dan
kembali kepada elemen-elemen. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki
perusahaan akhirnya akan kembali kepada lingkungan. Sebagian sumber daya
mengalir lebih sering dari yang lain. Arus yang snagt sering mencakup arus
informasi dari pelanggan, arus material kepada pelanggan, arus uang kepada
pemegang saham, arus mesin dari pemasok, dan arus pekerja dari serikat buruh.
Arus yang agak jarang meliputi arus uang dari pemerintah (untuk penelitian,
misalnya) arus material kepada pemasok (pengembalian barang dagang) dan arus
pekerja kepada pesaing (pegawai yang “dibajak” oleh perusahaan lain). Tidak
semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan elemen lingkungan.
KEUNGGULAN KOMPETITIF
Keunggulan
kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan
jasa dengan harga yang murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari
para pesaing dan memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada
bidang komputer keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk
mendapatkan laverage di pasaran.
PANDANGAN LUAS TENTANG
KEUNGGULAN KOMPETITIF
Suatu
cara untuk mencapai nilai maksimum dari penggunaan informasi sebagai sumber
daya kompetitif, perusahaan harus membangun IOS yang menyediakan hubungan
dengan seluruh delapan lingkungan. Semua hubungan informasi harus bersifat dua
arah kecuali hubungan dengan pesaing yaitu hanya informasi masuk saja.
Manajemen berusaha menimbulkan arus informasi dari pesaing tetapi menekan arus
kepada pesaing. Suatu perusahaan dapat memanfaatkan arus informasi ke dan dari
pemasoknya dengan membangun jaringan EDI. Elemen-elemen lingkungan yang
menyediakan peluang terbesar bagi hubungan EDI dua arah adalah pelanggan,
pemasok, pemerintah, dan masyarakat keungan. Untuk elemen-elemen lain hubungan
IOS dapat berupa medioa non-komputer.
JENIS-JENIS SUMBER DAYA
INFROMASI
Sumber daya infromasi
terdiri dari ;
1.
Perangkat keras komputer
2.
Perangkat lunak komputer
3.
Para spesialis informasi
4.
Pemakai
5.
Fasilitas
6.
Database
7.
Informasi
Saat
para manajer perusahaan memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai
keunggulan kompetitif, mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai
sumber daya informasi.
SIAPA MENGELOLA SUMBER
DAYA INFROMASI ?
Sejumlah
perusahaan pertama yang menggunakan komputer menempatakan tanggung jawab
pengelolaan informasi ditangan suatu unit khusus yang terdiri dari para
spesialis informasi. Unit ini yang kita sebut jasa informasi, dikelola oleh
seorang manajer yang berstatus wakil direktur.
CHIEF
INFORMATION OFFICER
Istilah CEO (chief executive officer) telah lama
dikenal dalam kosakata bisnis, setiap orang tahu bahwa CEO adalah orang yang
memiliki pengaruh resiko paling kuat dalam operasi perusahaan dan umumnya
memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Istilan lain seperti
CFO (chief finacial officer) dan COO
(Chief operating officer) juga telah
dikenal. Pada tahun 1980-an telah di ciptakan istilah yang serupa untuk manajer
jasa informasi istilahnya adlaha CIO (chief
informatin officer). CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan
keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan
dengan sumber daya informasi tetapi juga area operasi perusahaan lainnya.
Berikut adalah saran-saran agar manajer dapat berperan sebagai CIO :
·
Sediakan waktu untuk pelatihan bisnis,
pelajari bisnisnya bukan hanya teknologinya
· Buat kemitraan dengan unit-unit bisnis
dan line management, jangan menunggu hingga diundang
·
Fokuskan pada perbaikan proses dasar
bisnis
·
Jelaskan biaya-biaya IS dalam
istilah-istilah baisnis
·
Bangun kepercayaan dengan memberikan
jasa IS yang dpat diandalkan
·
Jangan bersifat defensif
MENINGKATNYA
KOMPLEKSITAS MANAJEMEN INFORMASI
Saat
perusahaan memperoleh semakin banyak sumber daya infromasi dan sumber daya
tersebut tersebar di seluruh perusahaan, tugas manajemen sumber daya informasi
menjadi lebih kompleks. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada puncak
CIO tetapi juga pada seluruh manajer dalam perushaan.
PERENCANAAN STRATEGIS
Perencanaan
jangka panjang juga dikenal sebagai perencanaan strategis karena
mengidentifikasi tujuan-tujuan yang akan memberikan perusahaan posyang paling
menguntungakn dalam lingkungannya, serta menentukan strategi-strategi untuk
mencapai tujuan tersebut. Pentingnya perencanaan strategis pada manjemen
tingkat atas merupakan alasan Robert Anthony menamakan tingkat itu adalah
tingkat perencanaan strategis. Saat sebuah perusahaan mengorganisasikan para
eksekutifnya kedalam suatu komite eksekutif kelompok inilah yang pasti memikul
tanggung jawab perencanaan strategis.
PERENCANAAN STRATEGIS
FUNGSIONAL
Setelah
rencana strategis untuk perusahaan telah ditetapkan tiap area fungsional
bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis rencana mereka sendiri.
Rencana-rencana fungsional merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung
perusahaan saat perusahaan bekerja menuju tujuan strategisnya. Satu pendekatan
bagi perencana startegis fungsional adalah tiap area menetapkan rencananya
sendiri secara independen dari yang lain. Namun pendekatan ini tidak menjamin bahwa
area-area tersebut akan bekerja sama sebagai subsistem yang terpadu.
PERENCANAAN STRATEGIS
SUMBER DAYA INFORMASI
Istilah
untuk menggambarkan aktivitas ini awalnya adalah transformasi kumpulan strategi
(strategy set information) istilah
yang lebih baru yaitu perencanaan strategis sumber daya informasi (strategic planning for information resource
) telah menjadi populer.
PENDEKATAN SPIR
Saat
perusahaan menerapkan SPIR rencana strategi untuk jasa informasi dan rencana
strategis untuk perusahaan dikembangkan secara bersamaan. Rencana perusahaan
mencerminkan dukungan yang dapat di sediakan olrh jasa informasi dan rencana
jasa informasi mencerminkan kebutuhan dukungan sistem di masa depan.
END-USER COMPUTING
SEBAGAI MASALAH STRATEGIS
Tidak semua orang yang
ikut serta dalam EUC memiliki tingkat pengetahuan komputer yang sama. Para
pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan
komputer mereka :
1. Pemakai
akhir tingkat menu.
2. Pemakai
akhir tingkat perintah.
3. Pemakai
akhir tingkat programmer.
4. Personil
pendukung fungsional.
MANFAAT END-USER
COMPUTING
EUC memberikan manfaat
bagi perusahaan dalam dua cara utama :
1.
Pemindahan beban kerja : pengembangan
sistem pada area pemakai membebaskan para spesialis untuk berkonsentrasi pada
sistem yang kompleks dan berlingkup organisasi sehingga mereka dapat bekerja
lebih baik pada area-area tersebut.
2.
Kesenjangan komunikasi : kesulitan
komunikasi antara pemakai dan para spesialis informasi telah mengganggu
pengembangkan sistem sejak masa awal komputer. Pemakai memahami area
permasalahan tetapi tidak mengerti teknolohi komputer.
RISIKO END-USER
COMPUTING
Manfaat EUC bukannya
tanpa biaya saat para pemakai mengembangkan sistem mereka sendiri perusahaan di
hadapkan pada sejumlah resiko :
·
Sistem yang buruk sasaranya
·
Sistem yang buruk rancangan dan
dokumentasinya
·
Penggunaan sumber daya informasi yang
tidak efisien
·
Hilangnya integritas data
·
Hilangnya keamanan.
ELEMEN-ELEMEN IRM YANG
DIPERLUKAN
Pendekatan paling
efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan suatu rencana formal yang harus
diikuti setiap orang. Agar suatu perusahaan dapat mencapai IRM secara penuh,
perlu ada satu set kondisi tertentu, kondisi-kondisi tersebut meliputi :
1.
Kesadaran bahwa keunggulan kompetitif
ddapat dicapai melalui sumber daya infromasi yang unggul
2.
Kesadaran bahwa jasa informasi adalah
suatu area fungsional utama.
3.
Kesadaran bahwa CIO adalah eksekutif
puncak.
4.
Perhatian pada sumber daya informasi
perusahaan saat membuat perencanaan strategis.
5.
Rencana strategis formal untuk sumber
daya informasi.
6.
Strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing.
ok
BalasHapus