Sistem Informasi Manajemen

BAB 1

Pengantar Sistem Informasi Berbasis Komputer

PENDAHULUAN 
       Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manusia. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain. Ada dua pengaruh untuk sumber informasi ini, pertama bisnis telah menjadi semakin kompleks dan yang kedua adalah komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.Informasi yang berasal dari komputer digunakan oleh para manajer, non manajer dan para anggota organisasi yang lain dan lingkungan perusahaan. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran untuk berhasil. Manajer memerlukan keahlian dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer tetapi yang lebih penting mereka harus mengerti tentang informasi.Perusahaan adalaha suatu sistem yang bersufat fisik namun dikelola dengan menggunakan suatu sistem konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data mejadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik. Awalnya aplikasi komputer hanya untuk pengolahan data akuntasi tetapi seiring berjalannya waktu aplikasi tersebut diikuti oleh lima aplikasi lain seperti sistem informasi manajemen (management information systems), sistem pendukung keputusan (decision support systems), otomatisasi kantor (office automation) dan sistem pakar (expert systeme). Kelima aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (computer-based information systems) atau CBIS.

MANAJEMEN INFORMASI  
        Saat skala oprasi yang meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan pekerja dengan oprasi yang tersebar di beberapa wilayah, manajer tidak lagi dapat mengandalkan pengamatan tetapi harus lebih mengandalkan informasi. Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan.

JENIS-JENIS UTAMA SUMBER DAYA
Manajer mengelola lima jenis utama sumber daya·         Manusia
·         Material
·         Mesin (termasukfas\ili\tas dan energi)
·         Uang
·         Informasi (termasuk data)
Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif.

 MANAJEMEN SUMBER DAYA 
     Sumber daya di peroleh dan di susun siap digunsakan saat di perlukan. Setelah proses penyususna ini selesai manajer memaksimalkan untuk penggunaannya ia meminimalkan waktu yang terbuang dan menjaga agar berfungsi pada efisisensi puncak, akhirnya manajer mengganti sumber daya ini saat kritis, sebelum sumber daya tersebut menjadi tridak efisien atau telah usang.

 BAGAIMANA INFORMASI DIKELOLA 
        Kita bisa melihat dengan mudah bagaimana cara manajer meneglola sumber daya fisik. Manajer memastikan bahwa data mentah yang di perlukan terkumpul dan kemudian di proses menjadi informasi yang berguna, ia memastikan orang yang layak berorganisasi mendapatkan informasi tersebut dalam bentuk yang tepat sehingga informasi tersebut dapat digunakn. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutahir. Para manajer memberikan perhatian yang lebih kepada manajemen informasi karena ada dua alasan, pertama kegiatan bisnis yang telah membuat menjadi kompleks dan yang kedua komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

Kompleksitas Kegiatan Bisnis yang Meningkat
Beberapa kendala sosial yang yang terdapaat pada kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat :·         Pengaruh ekonomi intersional
·         Persaingan dunia
·         Kompleksitas teknologi yang meningkat
·         Batas waktu yang singkat
·         Kendala-kendala sosial

KEMAMPUAN KOMPUTER YANG SEMAKIN BAIK
    Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk pemecahan masalah, saat perusahaan menjangkau konsep-konsep SIM mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus di arahkan untuk mendukung manajemen. Tetapi bukan hanya manajer yang mendapatkan manfaat dari penggunaan SIM ini ini tetapi juga non-manajer dan staaf ahli juga menggunakan output-nya para pemakai juga berada diluar perudahaan. Para pelanggan menerima faktur dan laporan, para pemegang saham menerima cek dividen dan pemerintah menerima laporan pajak, jadi istilah SIM sebenarnya tidak memebrikan gambran yang menyeluruh. SIM bukanlah suatu sistim informasi manajemen melainkan suatu sistem untuk pemecahan masalah. 

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN 
      Seorang ahli teori manajemen berkebangsaan Perancis, Henri Fayol menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima  Fungsi-fungsi manajemen yang utama :·         Manajer merencanakan (plan)·         Mengorganisasikan (organize)·         Menyusun staf (staff)·         Mengarahkan (direct)·         Mengendalikan (control)

KEAHLIAN MANAJEMEN
     Manajer berkomunikasi pada bawahannya, atasannya, manajer lain ditingkat yang sama dan dengan orang-orang diluar perusahaan, mereka juga memecahkan masalah dengan membuat oerubahan-perubahan pada operasi perusahaan dapat mencapai tujuannya. Jadi manajemen harus mempunyai dua keahlian tersebut.  

SISTEM 
      Sistem adalah sekelompok elemen-elewmen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mecapai tujuan.

SISTEM BISNIS 
        Seperti npada semua sistem, sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih, sistem lingkungan yang lebih besar atau supersistem. Jika perusahaan itu suatu bank misalnya ia merupakan bagian dari masyarakat keuangan, ia juga merupakan bagian dari masyarakat bisnis, masyarakat setempat dan masyarakat luas. Sistem perusahaan juga meliputi sistem-sistem yang lebih kecil, atau subsistem. Subsistem dari bank mungkin berupa departemen-departemen seperti tabungan, rekening koran dan pinjaman angsuran. Walaupun tiap subsistem ini memiliki tujuannya masing-masing, tujuan-tujuan bawahan ini mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan perusahaan (bank).

SISTEM FISIK DAN SISTEM KONSEPTUAL
         Komputer adalah suatu sistem fisik, tetapi data dan informasi yang disimpan di dalamnya dapat di pandang sebagai suatu sistem konseptual. Data dan informasi mewakili satau atau lebih sistem fisik. Data dan informasi itu disimpan tidak penting yang terpenting adalah apa yang diwakili oleh data dan informasi itu. Sistem fisik penting karena keberadaannya sedangkan sisitem konseptual penting karena penggambarannya atas sistem fisik tersebut.

PENTINGNYA SUATU PANDANGAN SISTEM   
       Ada lima pandangan sistem ini :
1.      Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.
2.      Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik.
3.      Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi.
4.      Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.
5.      Meberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai denagn cara sistem lingkaran tertutup.

DATA VERSUS INFORMASI
       Kita telah menggabungkan data dan informasi dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya namun  keduanya tidaklah sma. Data sendiri terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Sedangakn informasi sendiri adalah data yang telah di proses, atau data yang memliki arti.

ORGANISASI JASA INFORMASI
    Perusahaan-perusahaan yang pertama mengguanakan komputer menyadari bahwa perlu membentuk unit-unit organisasional tersendiri yang terdiri dari para spesialis yang bertanggung jawab menerapkan sistem. Departemen pengolahan data mula-mula merupakan bagian dari fungsi keungan dan dibawah pengarah salah satu pejabat keungan perusahaan seperti controller. Praktek yhang ada sekarang adalah membentuk bagian komputer sebagai kesatuan organisasional utama tersendiru yang di pimpin oleh seorang wakil direktur.

KECENDERUNGAN MENUJU END-USER COMPUTING 
       Pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar terhadap penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang digunakan untuk situasi ini adalah end-user computing. End user sinonim dengan pemakai, ia menggunakan produk akhir sistem berbasis komputer. Jadi End-user computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berabasis komputer  oleh para pemakai.

FAKTOR PENDORONG END-USER COMPUTING
       End-user computing berkembang karean ada empat faktor :
1.      Meningkatnya penegtahuan tentang komputer.
2.      Antrian jasa informasi.
3.      Perangkat keras yang murah.
4.      Perangkat lunak jadi.

MENCAPAI CBIS
     Dalam bebrapa hal, tiap subsistem dari CBIS meneyrupai suatu organisme hidup lahir, bertumbuh, menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evoluisioner ini disebut siklus kehidupan sistem dan terdiri dari tahap-tahap sebagai berikut ;
·         Perencanaan
·         Analisis
·         Rancangan
·         Penerapan
·         Penggunaan
Siklus kehidupan dari suatu sistem mungkin hanya akan berlangsung beberapa bulan atau hanya beberapa tahun.

MENGELOLA CBIS
     Siring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut trus meneyediakan dukungan yang diharapkan. Saat manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informas, kedua pihak bekerja sama untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif pemecahan, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database dan menjaga kemukhtakhiran sistem.