SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 10

DATABASE DAN SISTEM MANAJEMEN DATABASE

PENDAHULUAN

Manajemen data merupakan bagian dari manajemen sumber daya informasi serta meamstikan bahwa sumber daya data perusahaan mencerminkan secara akurat sistem disik yang diwakilinya. Sumber daya data disimpan dalam penyimpanan sekunder, yang dapat mengambil bentuk berurutan (sequential). Atau akses langsung (dirrect acces). Pita magnetik (magnetic tape) merupakan medium penyimpanan berurutan yang paling populer dan piringan magnetik (magnetic disk) merupakan cara utama mencapai akses langsung. Namun, suatu teknologi akses langsung baru yaitu piringan optik (optical disk) semakin populer. Sebelum era database, perusahaan mengalami keterbatasan dalam manajemen data mereka karena cara pengaturan data di penyimpanan sekunder. Usaha mula-mula untuk mengatasi kendala ini meliputi penyortiran dan penggabungan file, pemrograman komputer yang ekstensif untuk mencari dan mencocokan catatan file, serta indeks file dan kaitan yang dibangun kedalam catatan data. Konsep database dibangun diatas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu hubungan logis antara beberapa file. Perangkat lunak yang mengelola database disebut sistem manajemen database (database management system)-DBMS. Semua DBMS meiliki suatu pengolah bahasa deskripsi data (data description languange processor) yang digunakan untuk menciptakan database, serta suatu pengelola database yang menyediakan isi database bagi pemakai. Pemakai menggunakan manipulasi data dan query language. Orang yang bertanggung jawab atas database dan DBMS adalah pengelola database (database administrator) atau disingkat DBA. DBMS menyediakan keuntungan yang nyata bagi perusahaan yang menggunakan komputer mereka sebagai suatu sistem informasi.

HIRARKI DATA

Perusahaan secara tradisional mengorganisasikan dta mereka dalam suatu hirarki yang terdiri dari elemen catatan (record) dan file.

1.      Elemen data (data element) adalah unit data terkecil, tidak dapat lagi dibagi menjadi unit yang berarti. Dalam catatan gaji, elemen data berupa nama, nomor pegawai, nomor jaminan sosial, upah pinjam dan jumlah tanggungan.

2.      Satu tingkat hirarki yang lebih atas adalah catatan. Satu catatan terdiri dari semua elemen data yang berhubungan dengan suatu objek atau kegiatan tertentu. Misalnya ada catatan yang mengjelaskan tiap jenis persediaan dan tiap penjualan.

3.      Semua catatan yang sejenis disusun menjadi satu file. Satu file adalah suatu kumpulan catatan data (data record) yang berhubungan dnegan suatu subyek tertentu. Misalnya file pesanan pembelian terbuka menjelaskan pesanan pembelian yang telah dipesan ke pemasok namun belum diterima.

Karena itu hirarki data tradisional adalah :

·         File

·         Catatan

·         Elemen data

File adalah tingkat tertinggi dan elemen data adalah tingkat terendah.

MANAJMEN DATA

Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai.

Kegiatan manajemen data

Kegiatan manajemen data mencakup :

1.      Pengumpulan data

2.      Intergritas dan pengujian

3.      Penyimpanan

4.      Pemeliharaan

5.      Keamanan

6.      Organisasi

7.      Pengambilan

Sebelum era komputer semua kegiatan dilakukan oleh pegawai administrasi, didukung oleh punched-card dan keydriven machine yang primitif. Sekarang orang-orang masih di perlukan untuk banyak pengumpulan dan pengujian data tetapi komputer telah mengambil sebagian besar tanggung jawab manajemen data.

PENYIMPANAN SEKUNDER

Semua komputer meliputi sejenis penyimpanan sekunder untuk melengkapi penyimpanan primer yang berada CPU. Dua jenis penyimpanan sekunder yang utama adalah berurutan dan akses langsung.

Penyimpanana berurutan

Penyimpanan berurutan (sequential storage) adalah suatu organisasi atau penyusunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari satu catatan mengikuti satu catatan lain dalam suatu urutan tertentu. Sebagian media penyimpanan komputer hanya dapat memproses data yang disusun secara berurutan. File pita magnetik dan punched card data yang oleh komputer pertama bersifat berurutan. File punched card telah menghilang tetapi pita magnetik masih tetap digunakan.

Penyimpanan pita magnetik

Pita magnetik yang digunakan untuk menyimpan data komputer memiliki bentuk fisik yang sama dengan pita audio. Pita ini terdiri dari bahan plastik yang dilapis dengan suatu zat yang memungkinkan perekaman. Dalam hal pita komputer, data dicatat dalam bentuk bit-bit magnetik. Bit-bit itu mewakili tiap karakter disusun melintang terhadap lebar pita. Kerapatan pencatatan biasanya dapat mencapai 1.600 biy per inci (bpi). Media pita magnetik pertama terdiri dari gulungan besar, tetapi sekarang catridge lebih di sukai karena dapat menyimpan lebih banyak data dan lebih sedikit memerlukan tempat. Sebagian besar sistem komputer mainframe  memiliki satu atau beberapa tape unit dan tape drive yang membaca dan menulis data pita baik dalam bentuk gulungan atau catridge. Catridge tidak mengubah cara penggunaan pita magnetik, baik gulungan maupun catridge menerapkan prinsip yang sama.

Catatan pita magnetik

             Semua elemen data yang etrmasuk dalam suatu catatan dicatat mengikuti panjang pita. Semua catatan membentuk file.

Memperbarui file pita magnetik

Proses memperbarui file ini disebut pemeliharaan file (fail maintenance), dan meliputi penambahan catatan baru, penghapusan catatan dan mengubah catatan. Saat suatu file master pita magnetik dipelihara, tidka praktis untuk menulis kembali catatan yang di perbarui ke area pita yang sama tempat catatan itu semula dibaca. Catatan yang di perbarui harus ditulis di atas pita lain. Karena alasana tersebut, pemeliharaan file dari suatu pita magnetik menghasilkan satu pita kedua yang telah di perbarui.

Penggunaan pita magnetik

Pita magnetik sangat cocok digunakan sebagai medium penyimpanan historis. Perusahaan dapat menimpan data pada pita dan menyimpan pita tersebut sebagai catatan kegiatan bisnis. Pita magnetik juga digunakan sebagai file backup dari file master yang tertulis pada alat penyimpananan akses langsung. File backup dapat digunakan jika terjadi sesuatu pada file master akses langsung. Pta magnetik dapat pula berfungsi sebagai medium input. Sebagai cash register di toko eceran menyertakan unit pita magnetik yang mencatata data saat penjulan terjadi. Setelah toko tutup, komputer sentral, mungkin di kota lain, secara otomatis mengambil dta dari pita itu. Akhirnya pita magnetik dapat berfungsi sebagai medium komunikasi yang dapat dikirim melalui pos. Perusahaan yang lebih besar diharuskan menyerahkan data pajak mereka ke IRS secara dimikian.

Penyimpanan akses langsung

Penyimpanan akses langsung (direct acces storage) adalah suatu cara mengorganisasikan data yang memungkinkan catatan-catatan ditulis dan dibaca tanpa pencairan secara berurutan. Unit perangkat keras yang memungkinkan hal ini disebut direct acces storage device (DASD). DASD mekmiliki mekanisme membaca dan menulis yang dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan. Walau beberapa teknologi DASD telah di buat, yang paling populer adalah piringan magnetik.

Penyimpanan piringan magnetik

            Pringn (disk) yang digunakan untuk mencatat data komputer biasanya terbuat dari metal dan dilapisi bahan perekaman yang sama dengan pita magnetik. Beberapa piringan dapat disusun menjadi suatu utmpukan piringan (disk stack) vertikal, smua piringan itu ditempelkan pada satu poros tunggal, dan mereka berputar melalui satu mekanisme akses yang terdiri dari sejumlah lengan akses (acces arm). Pada ujung tiap lengan akses, terdapat read/ wriet head  yang membaca data dari piringan dan menulis data ke pita. Seperti tampak pada gambar, data tercatat pada permukaan piringan dalam bentuk sejumlah jalus (track). Jalur adalah suatu pola melingkar dari bit-bit data. Mekanisme akses ditempatkan di atas jalur dan dapat membaca dari jalur atau menulis data ke atasnya saat piringan berputar.

Membaca dan menulis data pada piringan

Saat data akan dibaca atau ditulis pada piringan, partama-tama perlu menempatkan mekanisme akses pada jalur yang tepat dan kemudian mengaktifkan readd/write head yang tepat. Mekanisme akses itu harus memperoleh alamat tempat catatan itu berada pada piringan. Disk addres menentukan nomor jalur, nomor read/write head, serta biasanya nomor catatan pada jalur-catatan 1, catatan 2 dan seterusnya.

Pembuatan alamat catatan

Ada tiga pendekatan dasar untuk menghasilkan alamat yang di perlukan DASD untuk mengakses suatu catatan. Pendekatan tersebut adalah :

1.      Dirrect addresing

2.      Hashing

3.      Indexed sequential.

Memperbarui file DASD

Cara pemeliharaan file dilakukan pada DASD. Data transaksi dimasukan dengan menggunakan online keydriven device seperti terminal CRT. Tetapi medium input apapun dapat digunakan. Selain itu, data transaksi tidka perlu dalam suatu urutan tertentu. Karena mekanisme akses dapat diarahkan ke catatan manapun untuk membaca atau menulis pada lokasi tersebut, file kedua tidak perlu dibuat, seperti halnya pita magnetik. Selanjutnya catatan yang telah di perbarui ditulis ulang ke lokasi asalnya.

Penggunaan DASD

DASD adalah medium file master yang baik. File-file dapat diperbarui dsaat transaskis terjadi, menghasilkan catatan kegiatan perusahaan yang mutakhir. Penggunaan lain yang populer adalah sebagai medium penyimpanan sementara untuk menampung data semi terproses. DASD dapat pula digunakan sebagai medium input dengan cara yang sama seperti pita magnetik. DASD tidak baik untuk penyimpangan historis, karena tumpukan piringan lebih mahal dari pada gulungan ita atau catridge.

Piringan optik

Suatu waktu, piringan optik akan menggantikan pita magnetik sebagai medium penyimpanan historis yang disukai. Kunci agar piringan optik dapat menggantikan piringan magnetik adalah waktu akses. Sebelum peningkatan kecepatan itu tercapai perusahaan akan menggunakan piringan optik bersama-sama dengan piringan magnetik. Data yang kurang aktif akan disimpan dalam unit-unit piringan optik, dan data yang lebih aktif akan disimpan dalam penyimpanan piringan magnetik untuk akses yang cepat.

HUBUNGAN PENYIMPANAN SEKUNDER DENGAN PEMROSESAN

Terdapat dua cara utama untuk mengolah data, pengolahan batch  dan pengolahan online.

Pengoalahan batch

Pengolahan batch adalah suatu bagan arus sistem yang menggambarkan pengolahan batch. Tujuan dari sistem ini adalah memperbarui tiga file master, persediaan, piutang dan analisis penjualan. Perusahana biasanya memperbarui file batch mereka secara harian yang disebut siklus harian.

Pengolahan online

Pengolahan online dikembangkan untuk mengatasi masalah file yang ketinggalan jaman. Terobosan teknologi yang memungkinkan pengolahan online adalah penyimpanan piringan magnetik.

Sistem realtime

Istial realtime sering digunakan berhubungan dnegan sistem komputer. Sistem realtime adalah sautu sistem yang mengendalikan sistem fisik. Sistem ini mengahruskan komputer berespon cepat pada status sistem fisik.

ERA SEBELUM DATABASE

            Era pengguanan komputer yang ada sebelum konsep database ditandai dengan antara lain :

1.      Pengulangan data (data redundancy)

2.      Ketergantungan data (data dependency)

3.      Kepemilikan data yang tersebar (diffused data ownership)

KEBANGKITAN ERA DATABASE

Integrasi logis dalam satu file

            Dua pendekatan memungkinkan catatan-catatan pada satu file dipilih berdasarkan karakteristiknya daripada berdasarkan kuncinya. Pendekatan ini disebut :

1.      Inverted file :suatu file yang disimpan dalam suatu urutan tertentu, tetapi suatu indeks yang menyertainya memungkinkan catatan-catatan dari file itu dipilih dalam urutan yang berbeda.

2.      Linked list : field yang berisi link atau pointer  yang menghubungkan semua catatn dari setiap wiraniaga.

Intergrasi logis antara beberapa file.

Pada pertengahan tahun 18960-an General Electric memodifikasi COBOL untuk membuat data dapat diambil dari beberapa file. Link digunkan untuk saling menghubungkan catatan-catatan dalam satu file dengan catatan-catatan yang behrubungan secara logis di file-file lain. Sistem GE ini dinamai IDS, yaitu intergrated data store, dan merupakan langkah maju pertama menuju satu database terintergrasi dari beberapa file.

KONSEP DATABASE

Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintergrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Dua tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai indenpendensi data. Saat perusahaan mengadopsi konsep database, hirarki data menjadi :

1.      Database

2.      File

3.      Catatan

4.      Elemen data

STRUKTUR DATABASE

Integrasi logis file dapat dicapai dengan cara :

1.      Hubungan eksplisit : inverted index dan link field menetapkan hubungan eksplisit anatara data yang terimtegrasi secara logis dalam file yang sama. Indeks dan field ada secara fisik dan harus disatukan kedalam file saat dibuat. Jika tidak permintaan manajer atas informasi yang terintegrasi secara logis hanya dapat dipenuhi dengan pemrograman dan penyortiran khusus yang memakan wkatu dan mahal.

2.      Hubungan implisit : pada awal 1970-an Edgar F. Codd dan CJ. Date, keduanya dari IBM tetapi bekerja secara terpisah, mengembangkan suatu pendekatan untu menetapkan hubungan antara catatan yang tidak harus dinayatakan secara eksplisit. Link field khusus tidak perlu disertakan dalam catatan. Pendekatan Codd dan Date telah digunakan struktur relasioanal dan menggunakan hubungan implisit yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari catatan data yang telah ada.

PERANGKAT LUNAK DATABASE

Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implisit, disebut sistem manajemen database (database management system) DBMS. IDS dari General Elektonik adalah contoh pertamanya dan kemudian diikuti oleh usaha serupa dari pemasok perangkat keras dan perangkat lunak lain.

MENCIPTAKAN DATABASE

Proses menciptakan database mencakup tiga langkah utama antara lain :

1.      Menentukan kebutuhan data : definisi dari kebutuhan data adalah langkah kunci mencapai CBIS. Ada dua pendekatan dasar. Yaitu pendekatan berorientasi masalah dan pendekatan model perusahaan.

2.      Menjelaskan data :setelah elemen-elemen data yang diperlukan, mereka dijelaskan dalam bentuk kamus data (data dictionary). Kamus data adalah suatu ensiklopedi dari informasi mengenai tiap elemen data. Kamus data akan dijelaskna dalam modul teknis II.

3.      Memasukkan data : setelah skema dan subskema diciptakan, data dapat di masukan ke dalam database. Hal ini dapat dilaksanakan dengan mentik data langsung kedlaam DBMS, membaca data dari pita atau piringan atau menscan data secara optis. Data siap untuk digunkana setelah berada dalam database.

MENGGUNAKAN DATABASE

Pemakai database dapat berupa orang atau program aplikasi. Orang biasanyaa menggunakan database dari terminal dan mengambil data dan informasi dengan menggunakan query language. Query adalah permintaan informasi dari database dan query language adalah bahasa khusus yang user frindly yang memungkinkan komputer menjawab query.

SUATU MODEL DBMS

Elemen-elemen DBMS antara lain :

1.      Data description language processor

2.      Performance statistics processor

3.      Modul backup/recovery

4.      Manajer database

PENGELOLA DATABASE

Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database disebut pengelola database (database administrator)/DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat area utama

1.      Perencanaan database

2.      Penerapan database

3.      Operasi database

4.      Keamanan database

Perusahaan-perusahaan besar memiliki beberapa spesialis database yang di pimpin oleh seorang manajemen DBA.