SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 7

PENDEKATAN SISTEM

PENDAHULUAN

Suatupendekatan sistematis untuk pemecahan masalah telah dibuat dan disebut dengan pendekatan sistem. Pendekatakan sistem terdiri dari tiga jenis usaha yaiu persiapan, definisi dan solusi. Dalam mempersiapkan pemecahan suatu masalah, manajer memandang perushaan sebagai suatu sistem, memahami lingkungan perusahaan, dan mengidentifikasi subsistem-subsistem yang ada pada perusahaan. Dalam mendefinisikan masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya dan membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan. Faktor-faktor yang unik bagi manajer dapat mempengaruhi pemecahan masalah. Faktor-faktor ini meliputi bermacam gaya dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi dan menggunakan informasi. Seperti halnya model sistem umum perusahaan cocok pada semua jenis organisasi, pendekatan sistem memberikan landasan kokoh untuk membangun sistem pemecahan masalah berbasisi komputer.

PEMECAHAN MASALAH

Istilah pemecahan masalah mengingatkan pada perbaikan hal-hal yang salah. Tidak diragukan lagi bahwa para manajer memberi respon yang cepat pada pengaruh-pengaruh yang merugikan untuk mencehag atau meminimumkan kerusakan. Namun, para manajer juga memberi respon pada hal-hal yang lebih baik dari perkiraan. Saat para manajer menemukan hal yang luar biasa baik, mereka bertindak untuk menjadikannya lebih baik lagi atau untuk mencapai kinerja sebaik itu di area yang lain.

Pentingnya pemecahan masalah

Para manajer melakukan berbagai hal selain memecahkan masalah. Sebenarnya, pemecahana masalah mungkin hanya bagian kecil dari waktu manajer. Namun, pentingnya pemecahamn masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Satu set keputusan untuk memecahkan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit jam namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dolar.

Pengambilan Keputusan dan Pemecahan Masalah

            Dalam memcahkan masalah, manajer akan mebuat banyak kepuusan. Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Biasanya ada beberapa strategi atau aksi yang dapat manajer untuk dipertimbangkan. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

Elemn-elemen Proses Pemecahan Masalah

            Solusi bagi suatu masalah harus memampukan sistem untuk memenuhi tujuannya secara baik seperti tercemin pada standart kinerja sistem. Standart ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang apa yang harus dicapai olhe sistem. Selanjutnya, manajer harus memiliki informasi yang tersedia. Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang harus dicapai oleh sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah maslah merupakan penyebabnya dan harus di pecahkan.

Masalah Versus Gejala

            Seorang manajer menghadapi tuga yang sama saat dihadapkan pada suatu gejala seperti laba yang rendah. Sesuatu yang menyebabkan laba yang rendah , masalah tersebut adalah penyebab laba yang rendah. Sebenarnya ada baiknya untuk berpikir bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.

Struktur Masalah

            Sebenarnya, dalam suatu organisasi sangat sedikit permaslahan yang sepenuhnya terstruktur atau sepenuhnya tidak nterstruktur. Yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen dan hubungannya. Masalah semi struktur adalah maslaah yang berisi sebagian-sebagian elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.

PENDEKATAN SISTEM

Ada tiga seri penilaian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai :

1.      Menegnali kontroversi

2.      Menimbang klaim alternatif

3.      Membentuk penilaian

Serangkaian Langkah-langkah

            Kita menggunakan sepuluh lamgkah yang dikelompokkan menjadi tiga tahap. Tiap tahap terdiri dari suatu jenis usaha tertentu yang harus dilakukan manajer usaha persiapan, usaha definisi dan usaha solusi. Usaha persiapan mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem. Usaha definisi mencakup mendefinisikan masalah untuk di pecahkan dan kemudian memahaminya. Usaha solusi mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjut meyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

Pendekatan sistem pemecahan maslah dan pengambilan keputusan

            Langkah-langkah pendekatan sistem memberikan suatu cara yang baik untuk mengelompokan bermacam-macam keputusan yang harus dibuat dalam proses memecahkan satu masalah tunggal. Tiap tahap dalam usaha definisi dan usaha solusi memerlukan sedikitnya satu keputusan.

Pendekatan Sistem ddan CBIS

            Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support system) saat menerapkan pendekatan sistem. Subsistem CBIS, seperti sistem pendukung keputusan, sistem pakar atau sistem otomatisasi kantor dapat memberikan dukungan untuk suatu keputusan tersendiri.

USAHA PERSIAPAN

            Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk menangani masalah dan langkah-langkah tersebut dapat mengambil periode waktu yang lama, dimulai dari sekarang dalam pelajaran ini. Langkah-langkah trsebut ialah :

1.      Memandang perusahaan sebagai suatu sistem

2.      Mengenal sistem lingkungan

3.      Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan.

USAHA DEFINISI

Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi. Usaha definisi terdiri tingkat sistem ke subsistem, dan menanalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urusan tertentu. 

 Langkah 4-bergerak dari tingkat sistem ke subsistem

Saat manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapt berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Analis kemudian bregerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.Manajer mula-mula mempelajari posisi sistem itu dihubungkan dengan lingkungan. Selanjutnya, manajer mennganalisis sistem menurut subsistemnya.

 Langkah lima-menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu

Saat manajer mepelajari tiap tingkat sistem, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan. Urutan ini mencerminkan prioritas tipa elemen dalam proses pemecahan masalah.

·         Elemen satu-mengevaluasi standar

·         Elemen dua-membandingkan output sistem dengan standar

·         Elemen tiga-mengevaluasi manajemen

·         Elemen empat-mengevaluasi pemroses informasi

·         Elemen lima-mengevaluasi input dan sumber daya input

·         Elemen enam-mengevaluasi proses transformasi

·         Elemen tujuh-mengevaluasi sumber daya output

USAHA PEMECAHAN

Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak, pemilihan alternatif terbaik, dan penerapannnya.

 Langkah enam-mengidentifikasi berbagai alternatif solusi

Manajer mengidentifikasi bemacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan. Hal ini lebih mudah bagi manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil di masa lalu.Manajer jarang berusaha memecahkan masalah sendirian tetapi menerima bantuan dari manajer lain. Para pemecah masalah sering terlibat dalam tukar pikiran, suatu kegiatan informal yang para anggotanya mengungkapkan pandangan mereka lalu didiskusikan.

 Langkah tujuh-mengevaluasiberbagai alternatif solusi

Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Walau kriteria evaluasi dapat menyediakan banyak jalan menuju solusi masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya.

 Langkah delapan-memilih solusi terbaik

Setelah mengevaluasi berbagai alternatif, selanjutnya perlu memilih satu alternatif yang tampak terbaik.

 Langkah sembilan-menerapkan solusi

Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik. Solsi itu perlu diterapkan.

Langkah sepuluh-membuat tindak lanjut untukmemastikan bahwa solusi itu efektif

Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan. Jka solusi kurang dari yang diharapkan, tahap-tahap pemecahan masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Proses ini di ulangi hingga manajer puas bahwa masalah tersebut telah dipecahkan.

 MENELAAH PENDEKATAN SISTEM

Walau tidaklah sukar untuk memahami tiap langakah dari pendekatan sistem secara terpisah, menyatukan semua langakh tersebut menjadi satu proses tunggal memerlukan banyak usaha.Suatu titik awal yang baik adalah usaha persiapan yang harus manajer lakukan sebelum pemecahan masalah dimulai. Manajer terlibat dalam penguraian fungsional dengan bergerak dari sistem ke subsistem, dan dengan menganalisis bagian sitem sesuai urutan tertentu. Kegiatan ini membentuk usaha definisi.

 FAKTOR-FAKTOR PRIBADI YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
1. Merasakan masalah : Manajer dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah mereka, yaitu bagaimana mereka menghadapi masalah. Tiga kategori dasar tersebut ialah penghindar masalah, pemecah masalah, pencari masalah. 
2. Mengumpulkan informasi : Terdapat pula perbedaan cara manajer mengembangkan dan mengevaluasi berbagai alternatif setelah masalah dirasakan. Para manajer dapat menunjukkkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi yaitu gaya teratur dan gaya menerima.
3. Menggunakan informasi : Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi yaitu gaya sistematik dan gaya intuitif.

MENEMPATKAN PENDEKATAN SISTEM DALAM PERSPEKTIF

·         Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat.

·         Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkna masalah.

·         Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar.